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Dossier médical : destruction interdite = archivage indispensable.

Archivage des dossiers médicaux informatisés

Par Laurent Névo - 11/10/2006
Une fonction indispensable
Alors que la réglementation impose au médecin de garder au moins 10 ans ses dossiers-patients, Axisanté ne propose comme solution , pour un dossier qui n’est plus utilisé, que la destruction pure et simple. Il manque une fonction d’archivage. Cet article a pour but, après un rappel sur le contexte, de vous expliquer pourquoi, aux yeux d’AMULA, cette absence d’archivage est un grave défaut de conception d’Axisanté .

Rappel : A quoi sert un logiciel de gestion de dossiers médicaux (LGDM) ?

Un LGDM (Axisanté4 par exemple) peut être considéré comme l’équivalent électronique d’un classeur de dossiers médicaux. Sa fonction principale est donc la conservation et l’accès à des dossiers patient électroniques.

L’utilisateur d’un système de LGDM doit donc disposer de fonctions permettant de gérer au mieux ces dossiers-patient, qui sont un recueil de documents électroniques.

Les fonctions élémentaires d’un logiciel de gestion de documents sont connues sous l’acronyme anglais "C.R.U.D."

Par Analogie avec les " classeurs et dossiers papier", il doit être possible :
-  d’ajouter, de créer un dossier ( C : Create )
-  de lire /retrouver un dossier (R : Read/Retrieve)
-  de modifier/mettre à jour un dossier (U : Update)
-  de supprimer/effacer un dossier (D : Delete/Destroy)

dossier médical : suppression interdite

Particularité du dossier médical : durée de conservation réglementaire.

Le médecin doit, de plus en plus, se protéger juridiquement. En cas de mise en cause de la responsabilité médicale, il existe un long délai pendant lequel le patient peut porter plainte.

"le fichier doit donc être conservé plusieurs années : au minimum 10 ans si l’on s’aligne sur le délai de prescription des actions en matière de responsabilité médicale. Ce délai court à compter de la consolidation du dommage."( commentaires sur l’article 73 du Code de déontologie - section 2 )

NB : Pour un patient mineur, il faut encore ajouter à ces dix ans , le temps qui le sépare de sa majorité.

Selon une autre source du CNOM (Rapport Pouillard de 1999), ce délai de conservation serait même beaucoup plus long : “...l’obligation de conserver les dossiers sachant que les actions en responsabilité se prescrivent par 30 ans (plus la durée restant à courir après la majorité pour les enfants) en matière civile et par 3 ans en matière pénale.

Ce qui fait que la fonction de "destruction" d’une fiche ne peut être utilisée qu’après que cette fiche ait été mise en lieu sûr pour au moins 10 ans ou 30 ans.

Cette mise en lieu sur de documents inutilisés sur une longue période a un nom : l’archivage.

l’archivage : une fonction indispensable

Cette obligation de conserver les dossiers médicaux sur une longue durée rend irréaliste et dangereuse la suppression pure et simple d’un dossier médical.

Le "D" du C.R.U.D. ne peut donc pas être réalisé par une simple suppression de fiche. Plutôt que de détruire purement et simplement le dossier médical, il faut préalablement l’archiver.

En l’absence d’archivage, le médecin est condamné à garder dans sa base de données tout dossier médical contenant au moins une consultation.

L’absence d’une fonction d’archivage condamne la base de données à enfler de manière démesurée et atteindre une taille complètement disproportionnée avec le nombre de dossiers réellement "actifs".

De multiples conséquences , toutes plus fâcheuses les unes que les autres en résultent :
-  ralentissement de l’accès aux données (perte de temps en consultation). Ces lenteurs peuvent faire croire au médecin que son matériel informatique est dépassé, qu’il "manque de mémoire", etc... alors que le problème est dans l’engorgement de son fichier de données.
-  fragilisation de la base de données. ( plus de données = plus de risque d’erreur) Le support de la base de données est soumis à une charge excessive.

Cette situation ne fait qu’empirer au fil du temps, pour aboutir inéluctablement à une panne complète de la base de données du médecin rendant impossible, parfois de façon définitive malgré les "sauvegardes", l’accès aux dossiers informatiques des patients.

Pour toutes ces raisons , une fonction d’archivage des dossiers médicaux est INDISPENSABLE.

Les différents types d’archivage de dossiers :

-  L’archivage "papier"

La solution la plus "simple" consiste à imprimer le dossier médical, sur un papier et avec une encre susceptible de résister aux outrages du temps. Cette solution a comme avantage de donner un accès "en clair" aux données du dossier informatique, la lecture du dossier n’est pas dépendante d’un logiciel.

Cette sortie papier est disponible en l’état avec Axisanté.

Une fois le dossier imprimé ("sauvegardé sur papier") il devient possible de détruire le dossier informatique.

Cette solution présente néanmoins plusieurs inconvénients :

  • Grosse consommation d’encre et de papier pour des dossiers anciens et "lourds" ( qui paye le sur-coût ? ).
  • Problème de stockage de dossiers papier : on retourne à l’ère pré-informatique... pas vraiment un progrès !
  • Last but not least, en cas de nécessité de reprendre le dossier du patient (salariés mutés qui reviennent, par exemple) il faut tout ressaisir !!!

-  L’archivage informatique

Permet d’extraire le dossier patient de la base de données pour en faire une copie externe à la base de données.

Une fois cette copie réalisée, il est possible, et même indispensable d’effacer l’original (le dossier inutilisé de la base de données). En effet, la conservation d’un "double " du dossier nécessiterait en plus du mécanisme d’archivage , un mécanisme complexe de suivi de version.

Mais le besoin d’exploiter les informations d’un dossier archivé peut se faire sentir à tout moment :

  • Patient perdu de vue depuis plusieurs années suite à un déménagement et qui revient.
  • Requête judiciaire...

L’archivage doit donc être une opération réversible à la manière d’un "stockage/déstockage", il ne doit pas y avoir d’archivage possible sans "désarchivage" symétrique.

Pour faire l’analogie avec les archives papier : on doit pouvoir ressortir un dossier des archives s’il est nécessaire de le consulter.

Quel format pour le fichier d’archives ?

Compte tenu de la longue durée d’archivage des documents, le dossier patient archivé doit l’être sous la forme la plus "neutre" vis a vis d’une solution industrielle.

En effet, rien ne dit que dans 10 ans Axilog et Axisanté seront toujours là, ni même capables de relire une de leur base de donnée aussi ancienne.

Après une discussion technique fournie, l’AMULA a retenu comme candidat le XML ( eXtended Markup Langage ) pour des raisons de documentation, de portabilité, d’accessibilité, et d’extensibilité propre à ce "méta-langage".

De nombreux sites internet sont consacrés à XML, les curieux peuvent consulter le très pédagogique "Comment ça marche"

XML est un "langage" particulièrement adapté à l’échange de documents.

Et Axisanté là dedans ?

En Octobre 2006, Axisanté ne dispose pas de fonction d’archivage. Et ce malgré les demandes répétées et insistantes d’AMULA. Il nous à été répondu par la direction d’Axilog que c’était à l’étude mais que l’équipe de développement d’Axilog était trop occupée par la mise au point d’AxiAm 1.40

Un logiciel à 21 Euros comme Applimed possède pourtant déjà une telle fonction, mais, certes, il ne fait pas de FSE 1.40 et n’est pas interfacé avec une base médicamenteuse industrielle.

Mais quand même... Faire l’économie d’une telle fonction, c’est transférer le risque économique sur les clients. Pas vraiment de la "valeur ajoutée" pour le produit Axisanté.

En Conclusion :

-  L’archivage (/désarchivage) d’un dossier médical hors du logiciel de gestion des dossiers médicaux est une fonction indispensable.

-  XML semble être le support idéal pour les données des dossiers médicaux archivés.

-  Cette fonction indispensable n’est toujours pas intégrée dans les logiciels Axilog.

L’arrivée attendue du messie industriel que constitue le "DMP" ne change rien à l’affaire.

1- Le DMP n’est toujours pas là.

2- Même quand il sera là il ne faudra pas le confondre avec les dossiers professionnels du médecin.

 

Archivage des dossiers médicaux informatisés
15 octobre 2006, par PALMIER Serge

Nous ne pouvons nous satisfaire de promesses...souvent nébulleuses de la direction Axilog.

Nous devons exiger une réponse ferme et datée pour l’archivage des données mais aussi pour la fonction import export maintes fois promises...(une démo devait nous être présentée depuis bien longtemps ...en vain)etc...

La réunion du 07.10.06 n’a pas apporté de solutions et réponses nouvelles à la réunion de 05.2006 !

Le rôle d’Amula est de ne donner pas simplement des info aux utilisateurs mais des avancées obtenues auprès de la direction Axilog.

Dr Serge Palmier

  • Archivage des dossiers médicaux informatisés
Archivage des dossiers médicaux informatisés
15 octobre 2006, par Philippe Boichot
Pour Serge : visiblement Axilog a consacré toute son énergie à la mise au point de la V 2.6 d’Axi 5 (qui intègre AxiAM 1.40 dont j’ai suivi le développement délicat et plein d’imprévus) et à l’utilitaire de migration. Si j’ai bien compris, lorsque cette tache sera terminée il sera possible d’y voir plus clair et d’avoir des exigences en terme de calendrier.
Archivage des dossiers médicaux informatisés
5 janvier 2007, par RONDET
Je pense que l’archivage..donc la conservation dans le temps des dossiers patients "numériques" sera le prochain challenge de nos centres hospitaliers et médicaux. Je ne pense pas que la solution sera de transcrire sur support externe ces données car quelque soit la forme et le support il est à ce jour impossible de garantir l’intégrité des fichiers sur un long terme pour 2 raisons entre autre 1 /suite aux différentes modifications dansle temps des logiciels et du matériel la perte des données sera d’environ 5% (dommage pour le dossier qui tombera dans cette statistique) 2 les moyens de lecture des supports existantà ce jour (CD DVD ou autres..) n’exiterons plus dans moins de 10 ans il faudra alors financer des migrations ....le budget à prévoir sera tres important... Je pense que la solution la moins difficile et moins onéreuse à mettre en place sera le bon vieux micro film... Cordialement à tous JC.Rondet
Archivage des dossiers médicaux informatisés
8 février 2008, par Jean BARTHET

Les réunions récentes d’information, organisées par notre conseil de l’ordre régional nous rappellent que le dossier médical appartient au patient, que le médecin est responsable de sa conservation, et qu’il n’y a pas de limite à la durée de cette conservation en cas de pathologie durable, évolutive... Alors, les 10 ans d’archivage proposés dans cet article sont très en dessous de la réalité ! La Loi nous impose d’assurer cet archivage, et la résistance d’Axilog nous met de fait "hors la Loi" ! Utilisateur de Axisanté depuis 1997, j’ai depuis le début demandé cette fonction d’archivage... avec une absence systématique de réponse de leur part...

Jean Barthet, Blagnac

Amula - Association des médecins utilisateurs des logiciels Axilog